1. Titolare del trattamento e ambito dell'informativa
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito e i servizi Hostools è il soggetto che opera con il marchio Hostools, con recapiti pubblicati sul sito ufficiale. Prima della pubblicazione definitiva si raccomanda di inserire la denominazione sociale completa, l'eventuale PEC, il numero REA e ogni ulteriore dato societario richiesto dalla normativa applicabile.
La presente informativa si applica agli utenti che visitano il sito, compilano i form di contatto, richiedono informazioni, prenotano call, si registrano ai piani, acquistano servizi o interagiscono con Hostools tramite email, telefono, WhatsApp o altri canali collegati all'attività commerciale e operativa.
2. Categorie di dati trattati
Hostools può trattare diverse categorie di dati personali, in funzione del tipo di interazione avviata dall'utente e del servizio richiesto.
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Dati anagrafici e di contatto | Nome, cognome, email, telefono, ragione sociale, ruolo professionale | Forniti direttamente dall'utente |
| Dati relativi all'immobile o al portfolio | Località, numero immobili, portali usati, caratteristiche operative, fabbisogni di servizio | Form, call, email, onboarding |
| Dati di account e registrazione | Email di accesso, password cifrata o credenziali gestite tramite partner | Registrazione ai piani o servizi |
| Dati amministrativi e commerciali | Preventivi, piano scelto, fatturazione, storico richieste, documentazione contrattuale | Rapporto precontrattuale o contrattuale |
| Dati tecnici di navigazione | Indirizzi IP, log, browser, device, cookie tecnici, dati di sicurezza e diagnostica | Raccolti automaticamente |
| Dati trattati nell'ambito dei servizi | Dati necessari per onboarding, configurazione tool, integrazioni con OTA, PMS, check-in o automazioni | Forniti dal cliente o da sistemi integrati |
3. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per finalità determinate, esplicite e legittime, nel rispetto del principio di minimizzazione.
- Gestire richieste di contatto, demo, preventivi, call conoscitive e follow-up commerciali; base giuridica: misure precontrattuali richieste dall'interessato.
- Consentire la registrazione, l'attivazione e l'erogazione dei servizi Hostools; base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali.
- Gestire adempimenti amministrativi, fiscali, contabili e di compliance; base giuridica: obbligo legale.
- Garantire sicurezza, prevenzione abusi, diagnostica tecnica e continuità operativa del sito e dei sistemi; base giuridica: legittimo interesse del titolare.
- Inviare comunicazioni informative o promozionali su servizi analoghi a quelli già richiesti o acquistati, nei limiti consentiti dalla legge; base giuridica: legittimo interesse o consenso, a seconda del canale e del contesto.
- Gestire newsletter, campagne marketing, remarketing o profilazione, se effettivamente utilizzati; base giuridica: consenso dell'interessato, ove richiesto.
4. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento dei dati avviene con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con misure idonee a garantire riservatezza, integrità, disponibilità e sicurezza dei dati. L'accesso ai dati è consentito solo a soggetti autorizzati o a fornitori che agiscono per conto del titolare nei limiti delle rispettive funzioni.
Hostools adotta misure organizzative e tecniche ragionevoli per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione, alterazione o distruzione. Tuttavia nessun sistema online può essere considerato assolutamente sicuro e l'utente è tenuto a custodire correttamente le proprie credenziali di accesso.
5. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono raccolti, salvo ulteriori obblighi di legge o necessità di difesa in giudizio.
- Dati di contatto e richieste commerciali: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, salvo opposizione, per un periodo congruo per eventuali follow-up commerciali.
- Dati contrattuali, amministrativi e fiscali: per il periodo imposto dalla normativa civilistica, contabile e fiscale applicabile.
- Dati di account: fino alla cessazione del rapporto e per il successivo periodo necessario a gestire backup, contestazioni o obblighi di legge.
- Dati raccolti su base di consenso marketing: fino a revoca del consenso o a cessazione della finalità.
- Log tecnici e dati di sicurezza: per il periodo strettamente necessario alla protezione del sito e all'analisi di anomalie.
6. Destinatari dei dati e categorie di soggetti coinvolti
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a personale autorizzato, consulenti, fornitori IT, hosting provider, partner tecnologici, professionisti amministrativi e fiscali, piattaforme di emailing, CRM, strumenti di booking, PMS, channel manager, sistemi di pagamento, tool di analytics, reCAPTCHA e altri fornitori coinvolti nell'erogazione del servizio o nella sicurezza del sito.
I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità, enti pubblici o soggetti legittimati a riceverli per obbligo di legge o ordine dell'autorità. I soggetti esterni che trattano dati per conto di Hostools dovrebbero essere nominati responsabili del trattamento quando richiesto dal GDPR.
7. Trasferimenti di dati verso Paesi extra UE
Alcuni fornitori tecnologici utilizzati per il sito o per i servizi potrebbero comportare il trasferimento di dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo. In tali casi il titolare si impegna ad adottare le garanzie richieste dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre misure idonee.
Prima della pubblicazione definitiva, è opportuno elencare in modo puntuale i principali fornitori che comportano trasferimenti extra UE, indicando il relativo fondamento giuridico.
8. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in qualsiasi momento, nei limiti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso, ove il trattamento sia fondato sul consenso. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattare Hostools ai recapiti indicati nella presente informativa. Il titolare potrà richiedere informazioni aggiuntive per verificare l'identità del richiedente prima di dare seguito alla richiesta.
9. Cookie, moduli di contatto e strumenti esterni
Il sito Hostools utilizza moduli di contatto e strumenti esterni collegati alla gestione delle richieste commerciali e tecniche; dal contenuto del sito risultano inoltre presenti checkbox privacy e strumenti anti-spam come reCAPTCHA. L'uso di cookie tecnici, di preferenza, statistici o di marketing deve essere descritto in modo puntuale in una Cookie Policy separata, con relativo banner di consenso ove richiesto.
Quando l'utente compila un form sul sito, i dati richiesti vengono trattati per dare riscontro alla richiesta e per gestire il rapporto commerciale o contrattuale conseguente. L'eventuale mancato conferimento dei dati contrassegnati come necessari può impedire la gestione della richiesta.
Hostools è presente anche su social network e canali esterni; l'interazione con tali piattaforme resta soggetta anche alle condizioni e informative privacy dei rispettivi operatori.
10. Aggiornamenti dell'informativa e contatti
La presente Privacy Policy può essere aggiornata in qualsiasi momento per adeguamenti normativi, evoluzione dei servizi, cambiamenti organizzativi o introduzione di nuovi strumenti tecnologici. La versione aggiornata produce effetti dal momento della pubblicazione sul sito, salvo ove diversamente previsto.
Per richieste privacy, esercizio dei diritti o segnalazioni relative al trattamento dei dati, l'utente può contattare Hostools all'indirizzo info@hostools.com o ai recapiti pubblicati sul sito.